Xây dựng bảng kế hoạch rất có ý nghĩa đối với việc thực hiện các công việc cần làm một cách cụ thể, tránh bỏ sót. Đồng thời giúp cho mọi người nắm rõ tiến trình để đánh giá lại hiệu quả. Vậy cách làm bảng kế hoạch công việc như thế nào thì nhanvienvp.com sẽ chia sẻ bên dưới.
1. Hướng dẫn cách lập bảng kế hoạch công việc
Đối với bảng kế hoạch chi tiết cho công việc cần phải được thiết lập chi tiết bao gồm những hạng mục quan trọng. Các bạn đi làm muốn xây dựng có thể tham khảo chia sẻ sau:
1.1. Xác định rõ mục tiêu
Điều quan trọng đầu tiên trong cách lập kế hoạch công việc là bạn cần phải xác định các mục tiêu mình muốn đạt được là gì. Từ đó vạch rõ những điều cần hoàn thành, vượt qua các khó khăn, chướng ngại. Đối với giai đoạn này bạn nên sử dụng nguyên tắc SMART với Specific (chi tiết); Measurable (đo lường); Achievable (điều đạt được); Relevant (tính liên quan), Timely (vấn đề thời gian).
1.2. Biết rõ nguồn lực và các nhiệm vụ cần hoàn thành
Cách lập bảng kế hoạch công việc phải biết nguồn lực hiện có. Nguồn lực chính là những điều bạn có và vận dụng được để hỗ trợ hoàn thành công việc. Bao gồm như vốn, sức người, các dụng cụ như máy tính, điện thoại, các trang thiết bị, tài liệu có ích cho công việc,…
1.3. Lên thời gian rõ ràng
Trong cách làm bảng kế hoạch công việc thì mỗi nhiệm vụ sẽ có khoảng thời gian cụ thể cần phải hoàn thành. Khi nhìn vào bạn sẽ biết cách để thúc đẩy bản thân nỗ lực không bỏ quên việc phải làm. Đồng thời phải chủ động sắp xếp các công việc hợp lý.
1.4. Phân công những người thực hiện
Khi công việc của bạn làm trong công ty có liên quan tới nhiều người hay phòng ban thì trong bảng kế hoạch sẽ có phân công trách nhiệm, vị trí, việc cần làm cho từng người. Điều này đảm bảo cho việc hoàn thành nhiệm vụ được tốt nhất. Giảm đi vấn đề bị chồng việc, nhầm lẫn vai trò, thiếu sự phân công dẫn tới người làm nhiều, người không có việc.
1.5. Đưa ra những điều rủi ro có thể gặp phải
Rủi ro trong quá trình học hỏi, làm việc, hoàn thành các dự án đều có thể xảy ra được. Cho nên bạn cần phải xác định thật rõ ràng để tránh mắc phải, giảm thiểu những ảnh hiểu xấu. Những vấn đề có thể gặp như bị ốm, mắc bệnh, máy tính hỏng, mất tiền, gia đình có chuyện,… Bạn hãy đưa ra các phương án cụ thể để xử lý một cách hiệu quả nhất.
1.6. Tiến hành đúng theo kế hoạch
Bạn lập kế hoạch cụ thể ra trong bảng có bao nhiêu công việc cần phải hoàn thành tốt nhất có thể. Các mục tiêu thực hiện như thế nào phải rõ ràng, những điều chưa xong cần gấp rút để về đích.
1.7. Nắm bắt về tiến độ công việc
Cách lập kế hoạch làm việc hiệu quả phải luôn theo sát tiến độ. Trong quá trình làm việc theo kế hoạch thì bạn cũng phải sát sao theo dõi tiến độ cụ thể. Những điều cần phải hoàn thành đã thực hiện được thì bỏ qua để tiến đến với những mục tiêu khác to lớn và xa hơn. Đồng thời nếu có điều gì thiếu sót thì bạn hãy tìm cách để cải thiện.
Có thể bạn quan tâm:
- Kinh Nghiệm Và Lộ Trình Tự Học Design Cho Người Mới
- Mô Hình SWOT Là Gì? Ý Nghĩa Gì? Để Làm GÌ?
- Luật Hấp Dẫn Là Gì? Phương Pháp Đơn Giản Để Cải Thiện Cuộc Sống
- New Year Resolution Là Gì? Cách Viết Và Theo Dõi Tiến Trình Hiệu Quả
2. Bảng kế hoạch công việc cần có nội dung nào?
Cách làm bảng kế hoạch công việc sẽ cần có các nội dung thực hiện. Do vậy khi thực hiện bảng bạn cần phải chuẩn bị sẵn những vấn đề đưa vào khả quan để có kế hoạch và cách thức thực hiện. Chi tiết về các nội dung cần có:
- Thông tin, độ tuổi, vị trí công việc, lĩnh vực, bộ phận của chủ nhân cần lập bảng kế hoạch
- Chi tiết nội dung các đề mục công việc, mục tiêu cần hoàn thành
- Thời gian chi tiết cho từng việc làm khi bắt đầu và kết thúc
- Những việc cần phải làm, nguồn lực và trang thiết bị hỗ trợ, người đồng hành
- Mục tiên ngắn hạn và dài hạn
- Những rủi ro có thể xảy ra và phương án xử lý các phát sinh.
- Đánh giá về hiệu quả công việc hoàn thành.
3. Mẫu kế hoạch làm việc cá nhân
Mỗi công việc, vị trí, chức vụ trong doanh nghiệp thì mỗi người sẽ cần lên bảng kế hoạch cá nhân riêng. Khi nhìn vào bảng sẽ nắm bắt được những điều cần làm, thúc đẩy tiến độ hoàn thành, tránh những thiếu sót. Đồng thời giúp quản lý thời gian một cách tốt hơn.
Trong mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân này sẽ có các mục về mục tiêu, việc làm làm, thời gian hoàn thành, đánh giá hiệu quả, cải thiện sắp tới. Nội dung có thể bao gồm nhiều mục tiêu khác nhau chỉ cần bạn note thật chi tiết và theo dõi quá trình hoàn thành.
4. Mẫu kế hoạch thực hiện công việc theo tuần, tháng
Cách lập bảng kế hoạch công việc bằng excel chi tiết với các đề mục rõ ràng giúp cho người xem dễ dàng theo dõi và thực hiện. Các thông tin cung cấp cần nhiều, chi tiết hơn để thuận tiện quản lý. Nội dung cần thiết trong cách lập bảng kế hoạch làm việc trong tuần này sẽ bao gồm có:
- Tên công ty, phòng ban, công việc đảm nhiệm
- Thời gian bắt đầu và kết thúc công việc cần làm
- Các mục tiêu cần xác lập và thực hiện tốt của kế hoạch
- Những yêu cầu thực hiện
- Người liên quan tới kế hoạch
- Những thông tin, dữ liệu, trang thiết bị, nguồn lực thực hiện
- Phương án, cách thức thực hiện
- Những rủi ro và cách xử lý.
Chia sẻ ở bài viết nêu cách làm bảng kế hoạch công việc chi tiết cho những ai đang có nhu cầu tham khảo. Mỗi mẫu sẽ có những nội dung cần cung cấp và đề mục quan trọng, bạn có thể tùy chỉnh theo công việc hiện tại.
