Xu hướng hiện nay mọi người sử dụng excel khá phổ biến, bao gồm cả tạo danh sách mục tiêu hoặc việc phải làm cho rõ ràng và tiện theo dõi. Công cụ này sử dụng trên máy tính cũng dễ dàng cho thao tác và lưu trữ. Bài viết của nhanvienvp.com dưới đây sẽ nêu to do list là gì và cách làm trong bảng excel.
To do list là gì?
To do list là gì được khá nhiều người quan tâm tìm hiểu. Được biết đây là cá nhân tự lên danh sách việc phải làm hoặc mục tiêu phấn đấu hoàn thành trong thời gian sắp tới. Tùy vào từng người sẽ lựa chọn ghi chú trong sổ, trên máy tính trong bảng excel hoặc trên di động.
Danh sách việc phải làm có thể là việc cá nhân, công việc nơi công sở hoặc đơn giản là mong muốn bình thường. Mục đích là liệt kê ra các việc để nhớ và thực hiện, tránh việc cho vào quên lãng.
Hiện nay trong nhiều cơ quan, công ty thì nhân viên cần làm to do list để lên rõ ràng nhiệm vụ, công việc mà sếp hoặc phòng ban giao cho trong khoảng thời gian cụ thể. Việc liệt kê ra sẽ giúp ích trong theo dõi xem tiến độ hoàn thành và kết quả tự đánh giá. Tránh trường hợp vì quá nhiều việc nên bỏ sót ảnh hưởng tới công việc chung của công ty.
To do list là gì?
Cách làm to do list trong bảng excel hiệu quả
Tại các doanh nghiệp, nhân viên sẽ nhiều khi cần tới to do list trong bảng excel liệt kê công việc. Vậy cách làm todo list trong excel như thế nào cho đúng, nhanvienvp.com sẽ có hướng dẫn sau:
Bước 1: Nhập vào tiêu đề trong các cột
Khi tạo bảng excel cho to do list thì trước hết xác định tiêu đề cần thiết điền vào các cột. Cụ thể như ngày tháng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được, trạng thái, đánh giá tính hiệu quả. Tùy vào yêu cầu chi tiết hoặc công việc cần bao nhiêu mục tiêu để bạn mở rộng thêm số lượng cột, điền nội dung thật cụ thể.
Bước 2: Đưa ra các nhiệm vụ cụ thể
Trong bảng excel này thì bạn cần phải nêu ra được các nhiệm vụ cần thực hiện chi tiết. Khi nhìn vào sẽ biết được bạn cần làm gì, nhắc nhở không quên tính toán và triển khai hoàn thiện:
- Date: Ngày dự tính làm xong từng mục tiêu, công việc, tùy vào phân tích của người lập bảng
- Task Name: Liệt kê các nhiệm vụ chi tiết như hoàn thành kế hoạch, lên bảng lương nhân viên, đánh giá kết quả công việc từng phòng ban,…
- Target: Số lượng của các nhiệm vụ cần hoàn thành
- Status: Tiến độ thực hiện hoặc trạng thái hiện tại như đang làm, gần hoàn thiện, đã xong.
Bước 3: Dùng Filter truy xuất dữ liệu tương ứng với tiêu chí
Bạn lựa chọn ô trong vùng dữ liệu rồi tới data, chọn vào Filter. Mỗi tiêu đề từng cột sẽ xuất hiện danh sách gửi lên chi tiết. Tiếp đó bạn nhấn vào trong mũi tên thả xuống trong cột cần sử dụng bộ lọc của excel.
Bước 4: Xếp dữ liệu cụ thể trong bảng
Trong bảng excel có chức năng Sort được dùng theo dõi dữ liệu xếp theo thứ tự cụ thể. Bạn cần sắp xếp lại thứ tự thông tin cột nào thì chọn phạm vi, nhấn data trên thanh công cụ ở trên và chọn Sort. Trong hộp thoại Sort Warning có hiển thị bạn chọn “Expand the selection” hoặc “Continue with the current selection” thì tùy cái thứ 2 rồi nhấn tiếp.
Bước 5: Chỉnh sửa danh sách theo nhu cầu
Sau khi hoàn thành cơ bản được to do list thì bạn xem xét lại toàn bộ xem phần nào cần chỉnh sửa. Chẳng hạn như độ rộng hẹp các ô, tên nhiệm vụ, ngày tháng, đổi màu sắc hoặc phông chữ dễ nhìn hơn. Thao tác xong toàn bộ lưu lại thông tin này để có thể thi thoảng đưa ra kiểm tra về tiến độ thực hiện.
Một số vấn đề lưu ý khi tạo bảng to do list
Excel là ứng dụng được cung cấp hoàn toàn miễn phí nên thuận tiện cho người dùng tạo danh sách to do list theo nhu cầu. Tuy nhiên có một số vấn đề cần phải lưu ý để tạo được nội dung hiệu quả:
- Hiểu rõ được các chức năng, công cụ của excel hỗ trợ cho người dùng
- Xác định rõ danh sách mục tiêu, việc cần làm theo khoảng thời gian cụ thể căn cứ vào khả năng để thuận tiện cho việc thực hiện hóa. Những mong ước quá xa vời không nên đưa vào to do list khi không đảm bảo có thể làm được
- Nên sắp xếp nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên thời gian ngắn, việc dễ trước, việc nào cần làm theo thời gian lâu dài hoặc xa hơn sẽ nhập sau
- Mỗi việc phải làm cần có thời gian cụ thể để đánh giá tiến độ và xem xét năng lực bản thân cũng như đưa ra phương hướng kế hoạch thực hiện
- Đối với các bộ phận hoặc công ty nên phân to do list theo phòng ban trên bảng excel rõ ràng, nhiệm vụ hoặc kế hoạch cần làm tránh nhầm lẫn hoặc lộn xộn khó theo dõi.
Một số vấn đề lưu ý khi tạo bảng to do list
Bài viết của nhanvienvp.com nêu rõ to do list là gì, cách thiết lập trên bảng excel cụ thể. Hướng dẫn tới những ai đang có nhu cầu sử dụng biết quy trình từng bước để áp dụng vào công việc đúng cách. Bạn có thể mở rộng số lượng cột và dòng tùy vào nhiệm vụ và các yêu cầu chi tiết hơn.
